Senin, 30 Maret 2015
ENGLISH BUSINESS 2 "SOFTSKILL’S FIRST ASSIGNMENT"
03.30 | Diposting oleh
Shintya Permatasari |
Name : SHINTYA PERMATASARI
NPM : 26212989In English
MEMO
What is a memo?
A memo or memorandum is:
o a hard-copy (sent on
paper) document
o used for communicating
inside an organization
o usually short
o contains To, From, Date, Subject Headings and Message sections
o Does not need to be signed, but sometimes has the sender's name at the bottom to be
more friendly, or the sender's full name to be more formal. If in doubt, follow
your company style.
Why write memos?
Memos
are useful in situations where e-mails or text messages are not suitable.
For example, if you are sending an object, such as a book or a paper that needs
to be signed, through internal office mail, you can use a memo as a covering
note to explain what the receiver should do.
How to write a memo
Memos should have the following sections and
content:
1.
A 'To' section containing the name of the receiver. For
informal memos, the receiver's given name; e.g. 'To: Andy' is enough. For more
formal memos, use the receiver's full name. If the receiver is in another
department, use the full name and the department name. It is usually not
necessary to use Mr., Mrs., Miss or Ms unless the memo is very formal.
2.
A 'From' section containing the name of the sender. For
informal memos, the sender's other name; e.g. 'From: Bill' is enough. For more
formal memos, use the sender's full name. If the receiver is in another
department, use the full name and the department name. It is usually not
necessary to use Mr., Mrs., Miss or Ms unless the memo is very formal.
3.
A 'Date' section. To avoid confusion between the British
and American date systems, write the month as a word or an abbreviation; e.g.
'January' or 'Jan'.
4.
A Subject Heading.
5.
The message.
Unless the memo is a brief note, a well-organized memo message should contain the following sections:
Unless the memo is a brief note, a well-organized memo message should contain the following sections:
a.
Situation - an Introduction or the purpose of the memo
b. Problem (optional) - for example:
"Since the move to the new office in Kowloon Bay, staff has difficulty in
finding a nearby place to buy lunch."
c.
Solution (optional) - for example: "Providing a microwave oven
in the pantry would enable staff to bring in their own lunchboxes and reheat
their food."
d.
Action - this may be the same as the solution, or be the part of the
solution that the receiver needs to carry out; e.g. "we would appreciate
it if you could authorize up to $3,000"
e.
Politeness - to avoid the receiver refusing to take the action you want, it
is important to end with a polite expression; e.g. "Once again, thank you
for your support.", or more informally "Thanks".
6.
Signature
this is optional.
this is optional.
In Bahasa Indonesia
MEMO
Apa yang dimaksud dengan memo ?
Memo atau memorandum adalah
·
hard-copy (terkirim pada kertas) dokumen
·
Digunakan
untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi
·
Biasanya Pendek
·
Mengandung
untuk, dari, tanggal, pos subyek dan bagian Pesan
·
Tidak perlu
ditandatangani, tapi kadang-kadang memiliki nama pengirim di bagian bawah agar lebih ramah, atau nama
lengkap pengirim untuk menjadi lebih formal. Jika ragu, ikuti gaya sesuai dengan perusahaan Anda.
Mengapa
menulis memo?
Memo
berguna dalam situasi di mana e-mail atau pesan teks yang tidak cocok.
Misalnya, jika Anda mengirim suatu objek, seperti buku atau kertas yang perlu
ditandatangani, melalui surat internal kantor, Anda dapat menggunakan memo
sebagai catatan penutup untuk menjelaskan apa yang penerima harus lakukan.
Bagaimana
cara menulis memo ?
Memo harus memiliki bagian dan isi sebagai berikut:
6. Tanda tangan
Memo harus memiliki bagian dan isi sebagai berikut:
1.
'Untuk' bagian yang
berisi nama penerima. Untuk memo resmi, diberi nama penerima; misalnya 'Untuk : Andy' cukup. Untuk
lebih memo formal, gunakan nama lengkap penerima. Jika penerima adalah di
departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya
tidak diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Miss ( Perempuan yang belum menikah)
atau Ms (tidak diketahui dengan siapa kita akan mengirim)
kecuali memo sangat formal.
2. 'Dari' bagian yang
berisi nama pengirim. Untuk memo resmi, pengirim nama lain; misalnya 'Dari:
Bill' cukup. Untuk lebih memo formal, gunakan nama lengkap pengirim. Jika
penerima adalah di departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen.
Hal ini biasanya tidak diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Miss atau Ms kecuali
memo sangat formal.
3.
'Tanggal' bagian. Untuk
menghindari kebingungan antara sistem tanggal Inggris dan Amerika, menulis
bulan sebagai kata atau singkatan; misalnya 'Januari' atau 'Jan'.
4.
Subject.
5. Pesan.
Jika memo adalah catatan singkat, pesan memo yang terorganisir harus berisi bagian berikut:
Jika memo adalah catatan singkat, pesan memo yang terorganisir harus berisi bagian berikut:
a)
Situasi
Pengantar atau tujuan
memo
b)
Masalah (opsional)
Misalnya:
"Sejak pindah ke kantor baru di Kowloon Bay, staf memiliki kesulitan dalam
mencari tempat terdekat untuk membeli makan siang."
c)
Solusi (pilihan)
Misalnya:
". Menyediakan oven microwave di dapur akan memungkinkan staf untuk
membawa kotak makan siang mereka sendiri dan panaskan makanan mereka"
d)
Aksi
Ini
mungkin sama dengan solusi, atau menjadi bagian dari solusi yang penerima harus
melaksanakan; misalnya "Kami akan sangat menghargai jika Anda bisa
mengotorisasi hingga $ 3.000"
e)
Kesopanan
Untuk
menghindari penerima menolak untuk mengambil tindakan yang Anda inginkan,
penting untuk mengakhiri dengan ekspresi sopan; misalnya "Sekali lagi,
terima kasih atas dukungan Anda.", Atau lebih informal "Terima
kasih".
6. Tanda tangan
ini
adalah opsional.
