Sabtu, 29 November 2014
BAHASA INDONESIA 2 " Tugas 3 Surat Menyurat "
12.26 | Diposting oleh
Shintya Permatasari |
Nama : Shintya Permatasari
NPM : 26212989
Kelas : 3EB12
Mata Kuliah : Bahasa Indonesia 2
Surat Menyurat
D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
NPM : 26212989
Kelas : 3EB12
Mata Kuliah : Bahasa Indonesia 2
Surat Menyurat
Pengertian
Surat adalah suatu
sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada
pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat
dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak
menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Tujuan Menulis
Surat
Tujuan menulis surat
secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin
mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Korespondensi
dan Koresponden
Korespondensi
Korespondensi
searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan
yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling
berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi
dibagi menjadi dua, yakni:
- Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
- Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden Koresponden
adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik
atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi surat dalam
suatu organisasi antara lain:
a. Surat sebagai media komunikasi.
b. Surat sebagai barometer.
c. Surat sebagai duta penulis.
d. Surat sebagai bukti tertulis.
e. Surat sebagai
salah satu otak kegiatan suatu kantor
Jenis-Jenis Surat
A. Berdasarkan Wujud Surat
Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari
kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga
berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat.
Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan
haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di
kantor pos.
Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat
dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi,
lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis
ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas.
Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan
yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat
ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan
kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang
banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan
jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa
dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.
B. Berdasarkan Pembuatan
Surat
Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi
seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada
teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk
keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi
atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga
tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan
tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat
niaga, dan surat sosial.
C. Berdasarkan Pesan Surat
Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi
masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat
untuk orang tua, saudara, dan teman.
Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu.
Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat
permohonan cuti.
Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh
lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya
berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran
untuk kerja bakti.
Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu
perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah
surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau
kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan
kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat
keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau
lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan
pihak penerima surat.
D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang
berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim
dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR
yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua
dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta
dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul
terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat
jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk
negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang
pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau
yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah
sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari
"Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan
sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang
konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh
beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari
para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan
pangkat seseorang.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat
diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun.
Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan
kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo.
Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan
sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada
orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang
bersangkutan.
F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada
beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk
disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup
yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman
penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada
beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan.
Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para
pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup
yang lebih luas.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan
kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk
diketahui oleh orang yang dituju.
G. Berdasarkan Penyelesaian Surat
Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus
dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang
diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera
disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau
ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau
pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
H. Berdasarkan Pengertian Umum
Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada
pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa
atau diedarkan secara terbuka.
Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara
pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak
lain.
Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya
tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini
tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal
perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.
Syarat dan Ketentuan Penulisan Surat
Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
4. Menggunakan kalimat efektif.
- Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.
- Ringkas : tegas dan mudah dipahami.
- Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
- Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
- Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
6. Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
7. Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
8. Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.
- Ukuran : Kwarto (21x29 cm)
- Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.
- Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.
10. Menggunakan bahasa baku.
Berikut adalah beberapa cotoh surat
1. Surat Resmi
http://www.zonasiswa.com/2014/01/menulis-surat-syarat-ketentuan.html
2. Surat Pribadi
3. Surat Pengantar
4. Surat Kuasa
5. Surat Pernyataan
6. Surat Penugasan
7. Surat Keterangan
8. Surat Lamaran Kerja
Sumber :
- Gambar
.JPG){kind=link}
